Cambiar de administrador de fincas
en Barcelona
Más de 50 años · Administrando fincas en Barcelona
Administración de fincas
¿La comunidad no recibe cuentas claras, nadie contesta los avisos o las actas tienen errores? Te explicamos cómo se cambia de administrador de fincas en Barcelona según el derecho catalán, y nos ocupamos del relevo sin que la finca pare.
Área Patrimonial · Administración de fincas
Cambiar de administrador
Cambiar de administrador de fincas es un acuerdo de la junta de propietarios que se prepara, se vota y se documenta. Si se hace con orden, la comunidad no pierde ni un recibo, ni un contrato, ni un mes de gestión, y el administrador saliente entrega lo que le corresponde.
En Cataluña la propiedad horizontal se rige por el Libro V del Código Civil de Cataluña, no por la Ley de Propiedad Horizontal estatal. Cambian la convocatoria, las mayorías y los plazos de las actas. Somos un despacho de abogados y administradores de fincas con sede en Gran Via de les Corts Catalanes, 617, y llevamos más de 50 años administrando fincas en Barcelona: conocemos el proceso por los dos lados, el del relevo y el de la ley. Esta guía paso a paso explica los requisitos, la normativa y las obligaciones de cada parte, para que el presidente de la comunidad y los propietarios decidan con información y con confianza.
Cuándo cambiar de administrador de fincas: señales de que la comunidad lo necesita
Casi ninguna comunidad cambia de administrador por un solo fallo. Lo habitual es una suma de pequeños problemas que el presidente y los vecinos ven repetirse junta tras junta. Si te reconoces en varios de los siguientes, conviene que la junta de propietarios se plantee el cambio, sea una comunidad de vecinos de un edificio antiguo o una finca con locales y viviendas.
Cambiar de administrador no obliga a justificar un incumplimiento concreto ante un tribunal: la junta nombra a las personas que ocupan los cargos y también puede removerlas. Pero cuanto más claro tengáis el motivo, más fácil será que la propuesta salga adelante en la votación y que el relevo sea tranquilo. Una buena gestión de comunidades se nota en la calidad del servicio, la transparencia de las cuentas, la atención a los propietarios y la rapidez de respuesta, y eso es lo que la junta puede comparar al valorar otra administración.
- Las cuentas anuales y el presupuesto llegan tarde, sin detalle ni transparencia y sin facturas que los respalden.
- El administrador no contesta a los avisos de avería ni a las incidencias, a los correos del presidente ni a las dudas de los propietarios, y falta atención y respuesta.
- Las actas se envían fuera de plazo, con errores en los votos o sin los datos que exige la ley.
- Los morosos se acumulan y nadie reclama a tiempo, ni de forma amistosa ni judicial.
- La comunidad no sabe cuánto hay en el fondo de reserva ni en qué cuenta está, y no tiene control de los gastos.
- Las obras y reparaciones se adjudican sin comparar presupuestos o sin informar a la presidencia.
- El administrador no ofrece asesoramiento cuando surge un conflicto jurídico y la comunidad tiene que buscar abogado por su cuenta.
- El equipo que lleva la finca no conoce las necesidades del edificio ni la normativa catalana que le afecta.
Convocatoria de la junta y orden del día para cambiar de administrador
Convoca la presidencia. Si la presidencia está vacante, no actúa o se niega, puede convocar la vicepresidencia y, en su defecto, los propietarios que promuevan la reunión. Para forzar una junta extraordinaria basta con que lo pidan una cuarta parte de los propietarios o los que representen una cuarta parte de las cuotas. Es la vía habitual cuando el presidente de la comunidad depende del administrador actual o no quiere convocar. La junta ordinaria se reúne una vez al año y, si el cambio no puede esperar a la siguiente, lo normal es pedir una junta extraordinaria.
La convocatoria debe enviarse con al menos ocho días naturales de antelación, por correo postal o electrónico u otro medio que garantice la autenticidad, a la dirección que cada propietario haya comunicado a la secretaría, y publicarse además en el tablón de anuncios de la finca. Tiene que expresar de forma clara el orden del día, el día, el lugar y la hora, la advertencia sobre los votos de los ausentes y la lista de propietarios con deudas, que no pueden votar. Junto a ella se envía la documentación de los asuntos a tratar o se indica dónde está a disposición de los vecinos.
- Revocación o cese del administrador actual y nombramiento de la nueva administración.
- Presentación de la propuesta de servicios y de las condiciones del nuevo administrador.
- Autorización a la presidencia para firmar el nombramiento y comunicar el cambio.
- Requerimiento al administrador saliente para que entregue libros, cuentas y documentos en un plazo determinado.
- Aprobación, si procede, de las cuentas hasta la fecha del relevo.
- Cambio de las personas autorizadas en las cuentas bancarias de la comunidad.
Cómo se hace el traspaso de la administración de la finca
Con el acuerdo tomado empieza el relevo. Lo importante es un plan de transición sin vacío: mientras se entregan papeles, los recibos siguen cobrándose, las averías atendiéndose y los proveedores cobrando. Nosotros lo ordenamos en pasos y lo coordinamos con la presidencia desde el primer día.
Comunicamos por escrito el cese al administrador saliente, con copia del acta, y fijamos el plazo de entrega. Lo ideal es hacerlo por burofax o por un medio con acuse de recibo, indicando la fecha en que cesa en sus funciones
Recogemos libro de actas, escrituras, contratos, seguros, pólizas y documentación técnica de la finca, además de las claves y los accesos a las cuentas y plataformas de la comunidad
Revisamos las cuentas: saldos bancarios, fondo de reserva, cuotas pendientes y facturas sin pagar
Cambiamos las firmas autorizadas en el banco y comunicamos el relevo a proveedores, aseguradoras y suministros
Ponemos al día la contabilidad, respetamos la protección de datos personales de los propietarios y presentamos a la presidencia un informe de cómo hemos encontrado la comunidad
Votos y mayorías para cambiar de administrador de fincas en Cataluña
La junta de propietarios es el órgano supremo de la comunidad y le corresponde nombrar y remover a quienes ocupan los cargos, entre ellos el administrador. Si la comunidad encarga la administración a un profesional externo, este asume también las funciones de secretario. El Código Civil de Cataluña no pide una mayoría reforzada para nombrar o cambiar de administrador, así que, salvo que los estatutos digan otra cosa, rige la mayoría simple.
Mayoría simple significa que los votos a favor superen a los votos en contra, y que lo mismo ocurra con las cuotas de participación, contando solo a los propietarios que votan ese punto. No hace falta que asista la mayoría de la comunidad: la junta se constituye válidamente sea cual sea el número de asistentes.
El cambio debe constar en el orden del día de la convocatoria: no se pueden adoptar acuerdos sobre asuntos que no estén incluidos.
Los propietarios con cuotas vencidas y no consignadas ni impugnadas no tienen derecho de voto, aunque sí voz.
Se puede votar en persona, por representación o por delegación escrita en otro propietario para esa junta concreta.
Los votos de quienes se abstienen se computan en el mismo sentido que la mayoría conseguida.
Los cargos duran un año y se entienden prorrogados hasta la junta ordinaria siguiente a su vencimiento.
Un acuerdo válido es ejecutivo desde que se adopta, salvo que los estatutos digan otra cosa.
Si la comunidad tiene estatutos con reglas propias sobre el administrador o sobre los requisitos del cargo, se revisan antes de convocar.
Documentación que debe entregar el administrador saliente
Quien ha administrado una finca ha manejado dinero y documentos que pertenecen a la comunidad, no al administrador. Al terminar el encargo tiene que rendir cuentas y devolver lo que conserva. Lo que se pide siempre es lo mismo, y conviene hacer una lista firmada de lo entregado y de lo que falta. También deben entregarse los contratos, las pólizas y los expedientes de obras o reparaciones.
Si no entrega la documentación o la entrega incompleta, no hay que esperar. Se le requiere formalmente por escrito, con acuse de recibo, y se da un plazo razonable. Si sigue sin responder, el área Legal del despacho reclama la documentación y las cuentas en nombre de la comunidad, también por vía judicial cuando hace falta. Si hay dinero de la comunidad que no aparece, se estudia además la responsabilidad del administrador, que responde ante la junta de su actuación y puede tener que responder por los daños y perjuicios económicos que cause.
Libro de actas legalizado y actas de las últimas juntas, con las convocatorias y las delegaciones de voto.
Cuentas anuales, presupuestos, libros de contabilidad, facturas y justificantes de pago.
Extractos bancarios y justificantes del fondo de reserva.
Relación de propietarios con sus datos de contacto, coeficientes y cuotas, con la lista de deudas pendientes.
Contratos con proveedores, mantenimiento de ascensor, limpieza, seguros y suministros.
Escrituras, título de constitución, estatutos y reglamento de régimen interior.
Licencias, certificados, informes de inspección técnica y expedientes de obras.
Procedimientos en curso, reclamaciones a morosos y correspondencia relevante.
Plazos para cambiar de administrador de fincas
No existe un único plazo para cambiar de administrador, porque depende de cuándo se convoque la junta y de lo que tarde el saliente en entregar la documentación. Estos son los que fija la ley catalana y los que conviene acordar por escrito.
Convocatoria de la junta: al menos ocho días naturales antes de la reunión.
Firma del acta: cinco días desde el día siguiente a la reunión.
Envío del acta a los propietarios: diez días desde el día siguiente.
Impugnación del acuerdo: un año si es contrario a la ley o a los estatutos, y tres meses si es contrario a los intereses de la comunidad, desde la notificación del acta.
Entrega de la documentación por el saliente: la que fije la junta en el acuerdo, o la que se le dé en el requerimiento.
Acta del cambio de administrador y libro de actas
El acuerdo existe cuando se vota, pero lo que lo prueba ante bancos, proveedores, aseguradoras y, si hay que reclamar, ante un juzgado es el acta. En Cataluña la redacta el secretario, que es el administrador en funciones salvo que otra persona ocupe la secretaría, y la firman el secretario y el presidente en el plazo de cinco días desde el día siguiente a la reunión. Debe enviarse a todos los propietarios en el plazo de diez días.
El acta se redacta al menos en catalán y se transcribe en el libro de actas, que debe estar legalizado en el Registro de la Propiedad. El libro lo custodia el secretario saliente, y es una de las primeras cosas que hay que recuperar en el traspaso. Si se prevé una junta tensa, la presidencia puede pedir que un notario levante acta de la reunión, y está obligada a hacerlo cuando lo solicita por escrito, con cinco días de antelación, una cuarta parte de los propietarios o de las cuotas.
- Fecha, lugar, carácter ordinario o extraordinario de la junta y quién la convocó.
- Orden del día y quiénes ejercieron de presidente y de secretario.
- Relación de asistentes, representados y delegaciones.
- Acuerdo de cese y de nombramiento, con los votos a favor, en contra y las abstenciones.
- Cuotas de participación de cada votación y resultado final.
- Autorizaciones concedidas a la presidencia y plazos fijados para el traspaso.
Cuentas, fondos y cobros durante el cambio de administrador
El relevo es el momento en que más fácil es que algo se quede sin cobrar o sin pagar. Por eso lo primero es acordar con la presidencia hasta qué fecha lleva la contabilidad el administrador saliente y desde cuándo la asume el nuevo. Con esa fecha de corte se cuadran los saldos, se acuerda quién paga las facturas pendientes y se evitan gastos y complicaciones.
También hay que cambiar a las personas autorizadas en la cuenta de la comunidad, redirigir los recibos domiciliados a la nueva administración y avisar a los propietarios de a quién deben dirigirse a partir de ahora. Cuando hay cuotas impagadas, el nuevo administrador necesita la relación de deudas, la fecha de cada vencimiento y lo ya reclamado, para no repetir gestiones ni perder plazos.
- Fecha de corte de la contabilidad acordada por escrito.
- Conciliación de los saldos bancarios y del fondo de reserva.
- Relación de cuotas y derramas pendientes, por propietario.
- Facturas de proveedores pendientes de pago.
- Cambio de firmas en el banco y de domiciliaciones.
- Comunicación a los propietarios con los nuevos datos de contacto.
Cómo lo hace Oller Senar: administradores y abogados en la misma casa
Nuestro equipo tiene años de experiencia en administración de comunidades de propietarios, y trabaja con una idea de servicio de calidad: transparencia, cercanía y soluciones a medida. Primero visitamos la finca, revisamos con la presidencia las actas, las cuentas y los contratos, y preparamos la propuesta que se presentará a la junta. Redactamos la convocatoria y el orden del día conforme al Libro V del Código Civil de Cataluña, para que el acuerdo de cambio no quede expuesto a una impugnación, y asistimos a la junta si la presidencia lo pide.
Después nos encargamos del relevo completo: requerimos la documentación al administrador saliente, ponemos al día la contabilidad y llevamos la gestión diaria. Si el saliente se resiste a entregar, o la comunidad tiene un moroso, una obra en conflicto o un acuerdo impugnado, no hace falta buscar a nadie fuera: el área Legal del despacho conoce la finca y actúa con toda la información. Más sobre cómo llevamos cada edificio y comunidad en nuestra página de administración de fincas en Barcelona.
- Estudio de la finca, de sus actas y de sus cuentas antes de la junta.
- Convocatoria, orden del día y propuesta de nombramiento redactadas por el despacho.
- Requerimiento y reclamación de la documentación al administrador saliente.
- Traspaso de cuentas, contratos, seguros y proveedores sin interrumpir la gestión.
- Abogados del despacho para morosos, impugnaciones y reclamaciones.
- Un único interlocutor para el presidente durante todo el proceso, con supervisión del despacho y sin cambiar de empresa cada vez que surge un problema.
¿Cómo podemos ayudarte?
Cuéntanos qué necesitas. Te atiende directamente el profesional del área que lleva tu asunto, ya sea tu comunidad, tu empresa o un tema legal.
Llámanos · Gran Via de les Corts Catalanes, 617 · Barcelona
Preguntas de presidentes y propietarios sobre cambiar de administrador de fincas
El Código Civil de Cataluña no exige una mayoría reforzada para nombrar o remover al administrador. Salvo que los estatutos digan otra cosa, basta la mayoría simple: más votos a favor que en contra y, a la vez, más cuotas a favor que en contra entre quienes votan ese punto.
Un propietario por sí solo no puede imponerlo, pero sí puede pedir por escrito a la presidencia que incluya el punto en el orden del día. Si quiere forzar la junta, necesita el respaldo de una cuarta parte de los propietarios o de las cuotas de participación.
Sí. La junta, ordinaria o extraordinaria, puede acordar el cambio cuando lo decida. Lo único que hay que respetar es la convocatoria con ocho días naturales de antelación y que el cambio conste en el orden del día.
Se le requiere por escrito con acuse de recibo y se fija un plazo. Si no responde, la comunidad puede reclamarla judicialmente. El área Legal del despacho lo hace en nombre de la comunidad, con la lista de lo que falta.
No es necesario para que el acuerdo sea válido, pero conviene hacerlo con cortesía y por escrito, y preparar el relevo para que la entrega sea ordenada. Si hay un contrato con condiciones de salida, lo revisamos antes.
Depende de la finca y de la colaboración del saliente. Lo habitual es que el relevo de la gestión diaria sea inmediato y que la entrega completa de libros, cuentas y contratos lleve algunas semanas, con una fecha de corte fijada por escrito.
Sí, por los propietarios que votaron en contra, los ausentes que se opusieron o los privados ilegítimamente de voto, siempre que estén al corriente de pago. El plazo es de un año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos y de tres meses si perjudica los intereses de la comunidad, desde la notificación del acta.
No, salvo que haya consignado judicial o notarialmente la deuda o la haya impugnado en el juzgado. Tiene voz, pero no voto, y la convocatoria debe incluir la lista de propietarios en esa situación.
La firman el secretario y el presidente. Si el secretario no asiste a la reunión, la junta designa a uno de los asistentes para que actúe como tal, y el acta se redacta al menos en catalán.
La ley no obliga a enviar una carta, pero es muy recomendable para dejar constancia y fijar un plazo de entrega de la documentación. Se envía por burofax o con acuse de recibo, con copia del acta de la junta.
Es un criterio que muchas comunidades valoran. En Cataluña el Colegio de Administradores de Fincas de Barcelona-Lleida agrupa a los profesionales del sector. Antes de decidir, pregunta qué titulación y qué seguro de responsabilidad civil tiene quien te propone y quién lleva la parte jurídica cuando hay un conflicto.
Sí. Atendemos fincas de cualquier zona de la ciudad desde nuestra sede en Gran Via de les Corts Catalanes, 617, y si hace falta visitamos la finca.
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